Mengenal Metode Kanban Board Untuk Meningkatkan Produktivitas Bisnis Anda

Dalam project management, ada suatu metode yang disebut dengan Kanban Board atau Papan Kanban. Metode ini berguna untuk memecahkan masalah dengan efektif dan efisien.

Awalnya metode Kanban hanya digunakan untuk industri manufaktur. Namun seiring berjalannya waktu, metode ini pun digunakan oleh berbagai perusahaan di berbagai bidang untuk mengembangkan bisnisnya.

APA ITU PAPAN KANBAN?

Papan Kanban adalah cara visual untuk mengelola tugas dan alur kerja, yang menggunakan papan analog atau digital dengan kolom dan kartu. Kartu mewakili tugas, dan kolom mengatur tugas tersebut menurut kemajuannya atau tahap pengembangan saat ini.

Metode papan Kanban diciptakan oleh Taiichi Ohno salah satu engineer Toyota dan digunakan dalam proses produksi Toyota. Papan Kanban dirancang untuk meningkatkan efisiensi dengan membatasi persediaan dan sumber daya pada apa yang dibutuhkan. Saat ini, papan Kanban digunakan hampir di setiap industri, terutama di pengembangan perangkat lunak.

Metode ini akan memudahkan tim dalam menjalankan tugasnya, karena kemudahan penggunaannya, antarmuka visual, dan kemampuannya untuk langsung melihat apa yang sedang dikerjakan semua orang. Ini juga memberikan visibilitas ke kemajuan tugas.

Setiap kolom adalah tahapan dalam proyek, jadi papan memberikan gambaran sekilas kepada tim dan manajer. Tim bisa melihat apa yang ditugaskan untuk mereka kerjakan, dan manajer bisa melacak kemajuan.

Upaya tim dapat difokuskan semata-mata pada tugas yang dibutuhkan sekarang, sehingga pekerjaan dapat selesai lebih cepat. Ini membuat pekerjaan terus berjalan tanpa gangguan. Manajer proyek dapat menugaskan pekerjaan saat anggota tim menganggur, dan anggota tim selalu memiliki tugas untuk dikerjakan. Proses ini memfasilitasi kelancaran pekerjaan, dan menghindari kemacetan.

LANGKAH-LANGKAH MENERAPKAN METODE KANBAN

Pada dasarnya penerapan metode Kanban cukup sederhana. Ada enam prinsip dasar dalam cara kerja metode kanban, yaitu :

1. Visualisasi Alur Kerja

Suatu pekerjaan akan lebih mudah dipantau dan diawasi jika dibagi menjadi beberapa bagian. Bagian dari pekerjaan tersebut kemudian disusun menjadi suatu alur kerja dan ditampilkan dalam bentuk tabel yang dapat dilihat oleh semua orang yang berkepentingan.

Bahkan dengan asumsi kartu Kanban hanya terdiri dari teks, teks tersebut harus ditulis dengan cukup efisien agar dapat dengan cepat menyampaikan arti tugas atau item yang dijelaskannya, idealnya hanya dalam beberapa kata. Salah satu tujuan utamanya adalah memberi tim pemahaman sekilas tentang apa yang sedang terjadi.

Papan Kanban harus disusun sebagai rangkaian kolom vertikal, masing-masing mewakili tahapan yang berbeda dalam alur kerja dan di mana tim dapat menambahkan kartu pada tahapan tersebut.

Umumnya ada 3 kolom dalam papan Kanban, tapi itu kembali lagi sesuai kebutuhan masing-masing. 

Misalnya pada contoh gambar di atas :

• To Do, yaitu daftar tugas yang akan dilakukan.
• Doing, yaitu daftar tugas yang sedang dikerjakan.
• Done, yaitu daftar tugas yang sudah selesai.

Pada setiap kolom inilah anggota tim dapat menempelkan kartu-kartu yang berisi informasi mengenai detail tugas.

2. Batasan Work-In-Progress (WIP)

Jumlah maksimal kartu yang dapat ditambahkan tim ke papan Kanban untuk proyek tertentu biasanya mewakili batas pekerjaan yang sedang berlangsung. Ada beberapa keuntungan dari batasan WIP. Misalnya membantu menjaga tim tetap fokus hanya pada elemen proyek yang paling penting dan mencegah mereka mengambil terlalu banyak pekerjaan.

Biasanya setiap kolom memiliki limit, misalkan kolom To Do yang memiliki limit delapan kartu, yang artinya pada kolom tersebut tidak boleh diisi lebih dari delapan kartu.

3. Poin Komitmen

Karena papan Kanban hanya mewakili pekerjaan yang telah berkomitmen untuk diselesaikan oleh tim, kemunculan kartu di kolom bertanda "Doing" atau "In Progress" misalnya, mengirimkan sinyal kepada tim bahwa tim telah berkomitmen untuk menyelesaikan tugas itu.

4. Evaluasi Dan Ukur Alur Kerja

Amati dan analisis proses alur kerja dengan baik. Dan kenali kendala yang dapat mengakibatkan penundaan pekerjaan. Tentunya hal ini dapat membantu untuk meningkatkan kinerja tim.

5. Buat Kebijakan Yang Jelas

Pastikan proses dan tujuan proyek diinformasikan dan didefinisikan dengan jelas pada semua orang dalam tim. Prinsip kerja ini akan membantu dalam mencapai tujuan dan dapat memberikan saran perbaikan yang dapat meningkatkan kinerja tim.

6. Gunakan Umpan Balik Dan Perbaikan Yang Berkelanjutan

Lakukanlah pertemuan rutin dengan seluruh tim untuk memberikan umpan balik. Ingatlah bahwa dalam metode Kanban juga membutuhkan evaluasi, analisis, dan peningkatan yang konstan.

Baca Juga : Cara Mudah Analisa Fundamental Saham

KESIMPULAN

Papan Kanban adalah alat untuk memetakan dan memvisualisasikan alur kerja. Papan Kanban membantu untuk :

• Visualisasikan kemacetan dan kelemahan alur kerja
• Fokus pada pekerjaan yang saat ini ada